문서 보관 의무와 폐기 기준
이전을 계기로 문서를 정리할 때 확인할 기준.
- 01보관 기간 확인
- 02보관 방법 선택
- 03폐기 목록 승인
- 04파쇄·기록 처리
이사노트가 제안하는 순서 · 실제 일정과 계약에 맞게 조정하세요.
01보관 기간이 정해진 문서가 있습니다
회계 장부와 증빙, 인사와 급여 자료, 계약서는 법령에 따라 보관 기간이 정해져 있을 수 있습니다. 기간이 남은 문서는 폐기하지 말고 보관 방법을 정하세요. 기준은 문서 종류에 따라 다릅니다.
02보관 방법을 선택합니다
사무실 내부 보관, 외부 문서 보관 서비스, 전자화 중에서 선택할 수 있습니다. 공간과 접근 빈도, 보안 요건을 고려하세요. 전자화는 원본 보관 의무 여부를 먼저 확인해야 합니다.
| 확인 항목 | 확인할 내용 |
|---|---|
| 의무 | 회계, 인사·급여, 계약 문서의 보관 기간 |
| 방법 | 내부 보관, 외부 보관, 전자화 |
| 폐기 | 기간 경과 문서와 불필요 사본 |
| 처리 | 파쇄 절차와 기록, 업체 증빙 |
03폐기 대상을 확정합니다
보관 기간이 지난 문서와 불필요한 사본을 구분하세요. 목록을 만들어 승인 절차를 거치면 실수로 폐기하는 일을 줄일 수 있습니다. 담당자 임의 판단은 위험합니다.
04파쇄 절차와 기록을 남깁니다
개인정보나 기밀이 포함된 문서는 파쇄로 처리하고 처리 기록을 남기세요. 일반 쓰레기로 배출하면 정보가 노출됩니다. 처리 업체를 쓰면 증빙을 받아 둡니다.
05이전 중 분실을 막습니다
문서 상자에 번호를 붙여 수량을 세고 반출과 반입을 대조하세요. 상자 외부에 내용 제목을 적지 않습니다. 담당자를 지정해 인수 서명을 남기면 안전합니다.
예시 · 창고에 오래된 서류가 가득하다면
문서 종류별 보관 기간을 확인해 분류하고, 기간이 남은 것만 옮기세요. 전자화가 가능한 문서는 스캔 후 보관 방법을 정하면 공간이 줄어듭니다.
자주 묻는 질문
전자화하면 원본을 버려도 되나요?
문서 종류와 요건에 따라 다릅니다. 원본 보관 의무를 먼저 확인하세요.
파쇄 증빙이 필요한가요?
개인정보가 포함된 문서라면 처리 기록이 있는 편이 안전합니다.
이제, 내 이사에 적용해보세요.
설명에 사용한 기준을 내 조건으로 정리할 수 있습니다.
관련 도구 사용하기 →참고한 공식 자료
아래 자료는 소비자·행정 안내입니다. 본문의 체크리스트는 이사노트의 준비 제안입니다.
국가법령정보센터국세청 홈택스정부24